باسلام خدمت شما پرسشگر محترم يکى از تفاوتهاى اساسى ميان انسان و حيوان اين است که حيوان فقط در زمان حال زندگى مىکند و انسان در سه زمان: گذشته، حال و آينده. گذشته محمل تجارب است، حال منزلگاه تصميمگيرى است، و آينده سکوى رشد و ارتقاء. انسان با تجزيه و تحليل رويدادهاى گذشته، دست به برنامه ريزى زمان حال مىزند و آينده را رقم مىزند. متخصصان برنامه ريزى مىگويند: نگرش انسان نسبت به آينده بايد از زاويه سه افق صورت گيرد: افق باز؛ افق دور و افق روشن. افق باز: افق باز ضامن مانورِ فکرى آدمى نسبت به مصالح و مسائل پيرامونى و يکى از عوامل دورى آدمى از انديشههاى محدود و برنامههاى جزئى نگرى است. هر انسانى که از افق باز بهرهمند است، در برابر معادلات زندگى، به صورت خطى نمىانديشد؛ بلکه نگرش او حالت شبکهاى و گسترده دارد و راهحلهاى مختلف را فقط از زاويه يک راه نمىبيند و به اصطلاح پژوهشگران، به ورطه تک سبب بينى نمىافتد، لذا راههاى مختلف را آزمايش مىکند. افق باز روش مؤثرى در نگرش است و در همه فعاليتهاى هدفمند به کار مىآيد. افق دور: يکى از خصلتهاى ممتاز انسان، خصلت دور انديشى (Proridence) است. افق دور در نگاه و نگرش آدمى، ضامن شفاف شدن ابهامات آينده است و تصميمات آتى را رقم مىزند. افراد دور انديش در مقايسه با ديگران، تصويرى شفافتر در مسائل، رفتارها، عکس العمل، رويدادها و اتّفاقات دارند. افق روشن: بهره مندى انسان از زاويه روشن و کم ابهام، با استفاده از دو افق قبلى ميسّر است. افق روشن محصول دو افق دور و باز است. افقِ روشن، ميوه انسان در اصل برنامه ريزى بهينه و کارآمد براى آينده در حال اتّفاق است. محصول اين سه افق، بحث شناخت (Recognition) است. بنابراين سه افق، اساس برنامه ريزى عبارت است از: 1. خودشناسى. 2. جهت بخشى فعاليتها. 3. بهبود کيفيت زندگى در ظرف زمان. تا شناخت موجود نباشد، ضمانتى براى آينده وجود ندارد. مىتوان آينده را به زمان حال منتقل نمود، يعنى مىتوان زمينه ساختن پلههاى آينده را در زمان حال بررسى نمود و آنها را شکل داد. تعداد بسيار اندکى از مردم وقت کافى در اختيار دارند. همه از کمبود وقت مىنالند. طبق تخمينها و برآوردهاى انجام شده، حدود 30 الى 40 درصد توان انسانها به کار گرفته مىشود و محاسبات نشان مىدهد که افراد 60% از زندگى کارى خود را هدر مىدهند. بيشتر وقتها، انرژىها، توانايىها و استعدادها به هدر مىروند، چون شناخت کافى وجود ندارد، هدفها روشن نيست و برنامه ريزىها و اولويت گذارىها دقيق نمىباشد. عمر ما محدود است. ما يکبار فرصت زندگى کردن داريم. امروزه طبق محاسبات انجام شده، يک انسان با اميد به زندگى طولانى، حداکثر 200/000 ساعت از زمان را، به عنوان وقت قابل استفاده، در اختيار دارد. استفاده از سرمايه عمر: استفاده بهينه و بهتر از «زمانِ» محدود و ارزشمند، تنها از طريق برنامه ريزى و «مديريت زمان» که هوشيارانه، مستمر و پايدار تدوين شده باشد، فراهم مىشود. مديريت زمان که در واقع، همان برنامه ريزى است، به معناى تسلط و کنترل بر فرصتها و جهت دادن به فعاليتهاست. برنامه ريزى فرصتها: براى طراحى برنامه مناسب جهت استفاده از فرصتها، لازم است که هر فرد شبانه روز خود را به سه بخش تقسيم نمايد: بخش اول: صبح تا ظهر بخش دوم: بعد از ظهر بخش سوم: شب بايد هر کدام از اين بخشها را دو قسمت کرد و هر قسمت را به فعاليتهاى دو ساعته تقسيم کرد. بهتر است فعاليتهاى علمى، اجرايى، شغلى و تفريحى خود را در قالب اين زمانها تعريف کنيم و هر قسمت را بين يک الى يکونيم ساعت و حداکثر تمام شش قسمت را در 9 ساعت تقسيم نماييم. افراد شاغل يا در حال تحصيل ممکن است کل صبح يا بعد از ظهر يا صبح و بخشى از بعد از ظهر را به شغل و تحصيل خود اختصاص دهند. آنها روى وقت باقيمانده مىتوانند برنامه ريزى نمايند. با اين تقسيم بندى، در هر هفته ما مىتوانيم 42 قالب زمان را احياء کنيم و فعاليتهاى خود را در قالب آن تعريف کنيم و اگر اين قالبها يک ساعتى باشند، باز هم در هر شبانه روز 18 ساعت از 24 ساعت آزاد خواهد ماند؛ يعنى با احتساب اينکه 2 ساعت صبح، 2 ساعت عصر و 2 ساعت شب را براى فعاليتهاى علمى، پژوهشى و... خارج کرده باشيم، باقيمانده هر روز 18 ساعت و در هفته 126 ساعت آزاد خواهد ماند. لذا مىبينيم که در هفته، چقدر ما زمان را قربانى و فدا کردهايم. و اين يعنى ذبح زمان! يعنى نابودى فرصتها؟ سرمايه عمر آسان به کف نيامده است، که آسان از دست رود. برنامه ريزى کمک مىکند که به فعاليتهاى خويش، نظام يافته بنگريم و اين نکته را مد نظر داشته باشيم که: «زمان در عصر ما، ساعتها و روزها و هفتهها نيست؛ بلکه زمان، با دقيقه و ثانيه و لحظه مورد بحث و بررسى قرار گرفته و فعاليتها در قالب آن تعريف مىشوند». يک جوانِ پشت کنکورىِ رشته رياضى سؤالهاى متعددى از من پرسيد. از او سؤال کردم: چند وقت ديگر به کنکور باقىمانده است؟ او پاسخ داد: 75 روز، يعنى 1700 ساعت که با ساعتهاى باقيمانده امروز تا شب که 11 ساعت است، مىشود 1711 ساعت. ضمن تشويق، به نگرش او آفرين گفتم و اضافه کردم: انشاءا... از اين به بعد، زمان را در قالب دقيقه و ثانيه ببين و بنگر چه فرصتهايىدارى و چه فرصتهايى را هر روز ما از بين مىبريم. بايد در «امروز»، فرداها را ديد و ماههاى بعد را به تصوير کشيد، حتّى سال آينده را در قالب زمان حال به تماشا نشست. بعد از شهادت آيت ا... دکتر بهشتى، که به وقت تقويم ايشان نگريستند، فهميدند که او برنامه ريزى خود را تا 6 ماه آينده ترسيم کرده بود. از آنجا که قصدمان اين است که سخن به درازا کشيده نشود، پيش در آمد اين مقاله را در اينجا به پايان مىرسانيم و اميدواريم که در فرصتهاى ديگر، ادامه بحث را در خصوص: سارقين زمان؛ برنامه ريزى زخمى؛ برنامه ريزى بيولوژيک؛ تکثير زمان تا 2 برابر و غيره ادامه دهيم. يکى از امتيازات برنامه ريزى اين است که احساس خوب بودن و احساس موجوديت به انسان دست مىدهد. انسانِ داراى برنامه در صحنه است نه تماشاگر صحنه به عبارتى ديگر او فعال و بازيگر نقش خويش است نه تماشاگر صِرف و منفعل که اصطلاح نازيباى (نعش در برابر نقش) را دارد. «برنامه» حامى و پشتيبان لحظات شماست مخصوصاً هنگامى که نمىدانيد چه کار بايد بکنيد و تقديم و تأخر فعاليتها از کفتان خارج مىگردد برنامه، تصويرى از کارها، فرصتى براى انتخاب و زاويهاى روشن در تاريکى و ابهام به شما هديه مىکند و بر سفره دلتان مىنشيند و با شما سخن مىگويد. لذا اگر برنامه ريزى را جز زندگى خود به شمار آوريم و به آن عادت داشته باشيم در حقيقت به طرق مختلف استعدادهاى خويش را شکوفا مىسازيم و مبهمترين لحظات زندگى را به صحنه روشن فعاليت، تلاش، شدن، شکوفايى، رشد، بهره ورى، و ارتقاء روز افزون مىکشانيم. امروز در روانشناسى عقيده بر اين است که افراد سر حال و خوشحال که احساس خوبى در مورد خويشتن دارند عمدتاً 3 ويژگى مهم دارند: 1. در زندگى منظم و دقيق هستند؛ 2. موفقيت و شکست را ضمن اينکه تجربه کردهاند جزئى از زندگى مىدانند؛ 3. در زندگى داراى برنامه، ايده و روشن هستند. چنين افرادى مشتاق بخشش و کارهاى عام المنفعه و نوع دوستى هستند وليکن مشتاق بخشيدن وقت خويش نمىباشند. چون تنها سرمايه بىبديل و بىجايگزين زمان است که بايستى با برنامه ريزى تعريف شود زيرا برنامه بودن و عدم صيانت وقت نوعى تخريب فرصتها است و آدمى گرفتار سارقين زمان مىگردد. بنا به اذعان روان شناسان، انسان محصول دو چيز است: فرصتها و تهديدها.2 «فرصتها» در قالب برنامه، طرح، ايده، محافظت از وقت، تقسيم لحظات زندگى، چشم انداز دور نسبت به وضع موجود، افق بلند را ديدن، و فرا سو را نگريستن تعريف مىشود. شايد به تعبيرى صحيحتر و خلاصهتر مفهوم عينى فرصت = برنامه ريزى است چون انسان بىبرنامه و بىهدف، فرصتى را تعريف نمىکند و بالعکس انسانى که فرصتها را نمىشناسد برنامهاى براى خود طراحى نمىکند به قول ميگر3 او در حقيقت بر مدار خطر متوقف است چون دچار استهلاک در جا مىشود و به قول جان بروح و نيتزکى4 او نمىخواهد حرکت کند. تهديدها: به رغم واژه مشمئز کنندهاش، از جهتى ميمون و مبارک است چرا که اگر فرد بداند تهديدهايى نيز هست آنها را به عنوان (متغير مزاحم5) شناسايى مىکند و زحمتشان را کم مىکند لذا بعضى واژهها گرچه تلخ يا در محدوده قرمزند امّا از جهتى مفيد و جهت دهنده هستند چون اين تلنگر ذهنى را به انسان مىزنند که به فکر تغيير6 ، اصلاح7 و تعديل وضع موجود جهت وصول به وضع مطلوب بايد بود. سه نکته اساسى از جمله تهديدهاى مطرح و موجود علل و عوامل خورنده زمان و فرصتها که اصطلاحاً ما به آن (سارقين و دزدان زمان) مىگوييم و بايد شناسايى، تعريف، تحديد، و کنترل شوند و سپس آنها را به فرصت تبديل کنيم. 1. نکته حائز اهميت اين است که احياى فرصت، نوعى دگرگونى مثبت در زندگى است، لذا وقتى که براى ايجاد دگرگونىهاى مثبت در حيات خويش آماده شويم، تمام آنچه را که به يارى آنها نيازمنديم به سوى خودمان مىکشانيم. به همين خاطر دگرگونى مثبت خيلى ساده است و از ملزومات و مقدمات برنامه ريزى است چون اين امر باعث کشش به سمت و سوى نظام مندى فکرى مىگردد و هر کدام از ما از طريق الگوهاى فکرى و احساسى، تجربيات زندگى خود را مىتوانيم به برنامه تبديل نماييم لذا آنچه را که درباره خودمان و زندگى مان بدان مىانديشيم به حقيقت مىپيوندد. 2. مطلب ديگر اينکه «وقت و زمان» يک سمبل مشترک بين انسانها به شمار مىآيد. هر کسى که باشيد و در هر شرايط شغلى و اقتصادى يا جغرافيايى که قرار داريد، مهم اين است که در بيست و چهار ساعت از شبانه روز با يکديگر مشترکيم، زمان يک وسيله گرانقدر است، لذا نبايد آن را بيهوده تلف نماييم. 3. نکته ديگر اينکه در خصوص اتلاف وقت بايد بدانيم که: اگر شما روزانه ده دقيقه را تلف کنيد تا به دنبال مثلاً «وسايل گمشده و آشفته خود بگرديد» در سال حدود 60 ساعت وقت تلف مىگردد، لذا براى حل اين مشکل از همان ابتدا بايستى اشياء را در جاى مناسب و کارها را در حدود مشخص جايابى نمود. با اين روش يک گوشه دنج و آرام ولو کوچک را براى خودِتان در اين دنياى پهناور مىسازيد. مکانى که هميشه باعث آرامش روح و آسايش فکر و جان شما خواهد شد. سارقان زمـــان 1. تعارفات از جمله سارقين زمان تعارفات بيش از از حدّ و فقدان شهامت «نه گفتن» است به همين خاطر آدمى اسير و منقاد اين سارق بزرگ زمان و فرصتها مىگردد چون نمىتواند جواب رد يا نفى بدهد، لذا حتّى اين استيصال و درماندگى بر روح، روان و جسم آنها اثر مىگذارد. اکثر افراد شکست خورده در برنامهها که با انبوهى از کارهاى نيمه تمام و فعاليتهاى زخمى رودررويند اين دسته از افراد هستند که اسير اين سارقِ احساسى هستند. روان شناسان مىگويند8: «بعضى از مردم نمىدانند (يا نمىتوانند) که چگونه، چه زمانى، به چه شيوهاى پاسخ منفى بدهند و تنها راهى که براى پاسخ منفى دادن بلد هستند بيمار شدن است». 2. تلفن تلفن يک ابزار ضرورى و يک وسيله ارتباط حياتى در زندگى امروز است امّا نحوه استفاده صحيح و حساب شده از آن بهره ورى آن را دو چندان مىکند و آن را به عنوان تسهيلگر تبديل مىکند وليکن استفاده غلط از آن مىتواند سارق زمان باشد. گفتگوهاى طولانى و حاشيه روىهاى بىمورد و حتّى دفعات استفاده غير ضرور باعث ضايعات زيادى از جمله: خستگى روانى انقطاع کار، عصبانيت، ابهام و تحليل جسمانى مىگردد. نکته ديگر اينکه وقفههايي که تلفنهاى غير ضرورى در کار به جود مىآورند، موجب هدر رفتن وقت مىگردد. 3. ملاقات کنندگان در منزل، محيط کار، خيابان و محيطهاى ديگر اجتماعى با افراد گوناگونى در تعامل و ديدار و صحبت هستيم وليکن بعضى از افراد فرصتهاى مرده خويش را براى ملاقات با ما انتخاب مىکنند که چه بسا ما در اوج مشغله بوده و نياز شديدى به تمرکز9 داشته باشيم به همين جهت بسيارى ملاقاتها عامل سرقت زمان و کشتن وقت است. 4. اطلاعات اضافى اغلب ما چه در ذهن و چه در محيط کار و يا ميز کار و در منزل با اطلاعات، يادداشتها، و مطالب اضافى رو در رو هستيم، مقدار فروانى مدارک، نامهها و کاغذهاى ادارى ما را احاطه کرده است و بىنظمى در اين موارد وقت زيادى را جهت بررسى وگاه مراجعات مکرر و بيهوده تلف مىکند که به نحوى سارق زمان هستند، لذا بايد اطلاعات کيفى موجود به صورت دسته بندى شده و نه بسته بندى در جاى مناسب قرار داده شوند. و اطلاعات کمى نيز بايد به صورت فهرست، نمودار، جدول و غيره خلاصه شوند تا در مراجعات ضرورى بعدى مجبور به کنترل همه اطلاعات و اتلاف وقت نشويم. 5. خود محورى از عمدهترين سارقين زمان خود محورى و خود را قطب و ناظر و فاعل همه کارها دانستن است، حال اينکه در انجام کارها از واگذاري اختيار، کمک گرفتن از همکاران و دوستان مىتوان استفاده نمود خود محورى هم سارق زمان است و هم آزاردهنده اعصاب و عامل تنشهاى رواني شديد مىگردد. انسانهايى که در امور، (خود محور) باشند در انبوهى از اطلاعات دست و پا مىزنند و دائماً اعلام مىکنند که کمبود وقت دارند. لذا متخصصينِ برنامهريزى مىگويند: «خود را درگير کارهايى که ديگران نيز مىتوانند انجام دهند يا بايد انجام دهند نکنيد.»10 6. عدم تقسيم انرژى همه ما انسانها در طى شبانه روز ظرفيتهايى داريم و انرژى تعريف شده و محدودى را مىتوانيم مصرف نماييم. لذا شايسته است که با توجه به امور و وظايف و فعاليتهايمان انرژى خود را تقسيم نماييم. استفاده مؤثر از وقت به ميزان تقسيم صحيح انرژى در طى شبانه روز بستگى دارد. بسيارى افراد از ساعات اوليه صبح مثلاً ساعت 8 صبح تا 11 فوق العاده انرژى مصرف مىکنند تا جايى که انرژى جايگزين هم نمىتواند آنها را براى فعاليتهاى بعدى آماده کند و علاوه بر آن استهلاک روانى آنها را بىحال مىکنند لذا ساعات باقى مانده در طى شبانه روز تحت تأثير اين خستگى مفرط و طاقت فرسا عملاً تلف مىگردند، لذا اين تندى و خستگى به سرقت زمانهاى باقيمانده مىانجامد. 7. عدم اولويت گذارى از سارقين عمده زمان نداشتن فهرستى از کارها بر اساس رتبه تفضلى اولويتهاست عملاً ما روزانه با بسيارى از امور سر و کار داريم که سه حالت دارند: 1. امور ضرب الاجلى و سريع؛ 2. امور و کارهاى روزانه متوسط؛ 3. امور عادى و معمولى. اگر اوليت گذارى صحيحى صورت نگيرد. وقت زيادى را صرف موضوعات جزئى و بىاهميت مىکنيم و در نتيجه نمىتوانيم به قدر کافى روى وظايف عمده و حساس متمرکز شويم. 8. نوع نگرش به زمان نوع نگرش به زمان گوياى استفاده بهينه يا عدم استفاده صحيح از آن است. نگرش روز، هفته، ماه به زمان نوعى (سرقت پنهان) زمان است براى جلوگيرى از اين سرقت مخفيانه بايد به زمان به عنوان دقيقه، لحظه و ثانيه نگاه کنيم. برنامه ريزى دقيق زمان بندى شده يعنى نجات دادن و ذخيره سازى وقت است و نتايج زير از آن حاصل مىگردد. 1. اهداف حرفهاى و شخصى سريعتر و مطمئنتر حاصل مىگردند؛ 2. عامل ذخيره وقت است؛ 3. براى پيگيرى تمام پروژهها، کارها، وظايف و فعاليتها وقت خواهيد داشت؛ 4. از فشارهاى روزمره زندگى کاسته مىشود و شما عادتها و شيوههاى روزانه قابل اتکاى بيشترى در اختيار خواهيد داشت. عموماً افراد موفق در مديريت وقت خويش موفق بودهاند. آنها از آنجا که فعاليتشان را تحت کنترل در مىآورند تا در نتيجه (وقت بيشترى) براى کارهاى اساسى داشته باشند همواره کامياب مىگردند. راز موفقيت بسيارى از افراد موفق، استفاده بهينه و کار آمد و روزانه از لحظات و فرصتهاى زندگى است (که بسيار محدودند) و به آنها اجازه مىدهد تا: 1. نگرش جامع و فرا گيرد داشته باشند؛ 2. روشمند برنامه ريزى کنند؛ 3. مراقبت از زمان را در حد بالايى به عمل آورند؛ 4. به پيشرفت حرفهاى و شخصيتى خويش بپردازند؛ 5. در زندگى هماهنگ عمل کنند. 6. هر روز آمادگى بهترى براى انجام کارها نسبت به گذشته داشته باشند؛ 7. داراى خرسندى و تسلط در مواجهه با تمام بحرانها و حوادث غير مترقبه باشند؛ 8. احساس مثبت بودن در پايان روز؛ 9. و بالاتر از همه «زمان ذخيره و حفظ شده به وسيله رعايت برخى جوانب» حاصل مىنمايند. 10. ابهام در اهداف و مقاصد از عوامل ديگر مؤثر در سرقت زمان ابهام در اهداف و مقاصد و غايات است. مارک تواين مىنويسد: «اگر اهداف روشن نباشد، بايد دو چندان زمان صرف نموده و دو چندان تلاش کرد»11 مديريت زمان از زاويه اهداف روشن و فعاليتهاى تعريف شد چه مىگذرد چون اهداف افراد را به مبارزه مىخواند و محرک و مشوق فعاليتها هستند. برنامه ريزى مبتنى بر هدف روشى بهينه و پاسخگو است. شخصى که در برنامههاى خويش اهداف، آگاهانه و هوشمندانه دارد و آنها را پيروى مىکند با استفاده از انضباط و انگيزش شخصى بُعد جديدى را ر خويش به حرکت در مىآورد که اصطلاحاً به آن نيروهاى ناخودآگاه گفته مىشود. اهداف و اوليتها ارتباط تنگاتنگى با هم دارند هر کسى که اهداف روشنى داشته باشد و اين اهداف نسبت به ساير اهداف مهمتر باشند اولويت آنها بيشتر محسوس مىگردد در نتيجه ابهام در اهداف و مقاصد نوعى غلطيدن در يکى از عوامل سرقت زمان است. بعد از مطرح کردن 9 سارق زمان بايد بگوييم که براى به سازى و کيفى کردن برنامهها اين شعار را فراموش نکنيد که هميشه برنامه هايتان را روى کاغذ بياوريد ما حتّى در طبيعت مشق مىکنيم، زمين را خط کشى، دانه پاشى، نهر بندى (جوى و پشته) و سپس (کاشت، داشت، برداشت) محصول اين پروسه است در ضمن مراقبت و سمپاشى نشان دهنده دقت و حذف يا تغيير و اصلاح است، زمان بهار زندگى است و برنامه بذر فرصتهاست، لذا هر کسى در بهار به موقع نکارد، در پاييز درو نخواهد کرد. در نتيجه هر چه وقت خود را بهتر سازماندهى کنيم (برنامه ريزى) بهتر مىتوانيم از آن، جهت دستيابى به اهداف شخصى و شغلى و حرفهاى ستفاده کنيم. باز تأکيد مىکنيم «برنامه ريزى يعنى نجات دادن و ذخيره سازى وقت است». ----------------------- پىنوشت: 1. نادرقلى قورچيان، برنامه ريزى آموزشى و درسى، مقطع دکترى (d - ph) (1379). 2. همان، (1379). 3. کيت احپسون، دامين گال، نظارت و راهنمايى کلينيى، ترجمه دکتر محمدرضا بهرنگى (1372). 4. جان بروح وگرىگر او نيتزکى (M.I.S)مديريت سيتمهاى اطلاعات ترجمه منوچهر غيبى، تهران: انتشارات مرکز مديريت دولتى (1372). . متغير مزاحم در تحقيق ناشناخته است ولى بمحض شناخته شدن بايد کنترل و تحديد (محدود) گردد. .6.Chanye .Reform. . لوئيزهى - افکار خلاق درون، دکتر اباذر حبيبى نيا، تهران، نشر مهرداد (1372)، ص 122. .Centeralization. 10. راجيو، ستى، مديريت برتر زمان، تهران، نسل نوانديش (1377)، ص 106. 11. لوتارجى سى ورت، مديريت زمان، توکلى نيا، نشر عصر ظهور، (1378). منابعى براى مطالعه بيشتر: 1. مديريت برتر زمان، راجيو ستى، ترجمه نازلى سيد گرگانى. 2. چگونه برنامه ريزى کنيم، کيت کنان، ترجمه قاسم کريمى. 3. مديريت زمان، لوتارجى بسى ورت، ترجمه منصور توکلىنيا موفق و پيروز باشيد.
نظر خودتان را ارسال کنید